Magic Documents è il modulo di Mago.Net che permette di interagire con il gestionale aziendale a partire da semplici fogli elettronici creati con Word ed Excel.

E’ sufficiente sapere compilare un foglio di calcolo o un semplice documento di testo, per essere in grado di effettuare complesse transazioni gestionali. Infatti tutte le fasi della procedura sono guidate e rendono l’utilizzo del software davvero semplice ed intuitivo. Magic Documents permette di creare una serie praticamente infinita di template, personalizzabili a piacimento. Schede contatto, fatture, listini, lettere, reports: sono soltanto alcuni dei possibili documenti che si possono creare, personalizzare, condividere. Tutto questo, senza bisogno di costosi interventi a livello programmativo, grazie alla tecnologia degli Smart Documents presente in Office.

L’integrazione tra Mago.Net e Office raggiunge due importanti risultati:

• Permette ad un utente di Office di inserire in un documento di Excel o di Word dei dati estraendoli in tempo reale dal repository aziendale, per realizzare con semplicità ed efficacia analisi, rapporti, grafici, ecc.

• Permette anche ad un operatore non esperto nell’utilizzo del gestionale di inserirvi o estrarvi dati e documenti, continuando ad usare una interfaccia familiare quale quella di Word ed Excel.

Magic Documents è un tool capace di accrescere il valore delle applicazioni già presenti in azienda, poichè espande davvero considerevolmente le possibilità di utilizzo di alcuni programmi della suite Microsoft Office 2003 Professional, facendole diventare delle vere e proprie interfacce utente per Mago.Net, senza che l’utente debba, al limite, conoscere l’utilizzo del gestionale stesso.

Grazie all’uso di Magic Documents, l’azienda ottiene numerosi vantaggi, tra i quali:

Immissione dati semplificata per compiti complessi: la registrazione di un contatto, la preparazione di un’offerta, la realizzazione di una fattura, possono essere eseguite anche da personale cui non viene richiesta una conoscenza approfondita dell’utilizzo del gestionale, dovendo solo compilare determinati campi associati a dei controlli in grado di reagire dinamicamente, in base alle esigenze di chi compila il documento. Quando l’utente si posizione con il cursore su di un’area del documento sensibile alle azioni, viene visualizzato in automatico il pannello di ricerca dati (Task Pane), da cui è possibile interrogare il gestionale per richiedere i dati congruenti con il contesto e quindi immetterli direttamente nel documento (es.: indirizzi, importi, condizioni di pagamento, ecc.).

Si noti come l’accesso ai dati avvenga senza alcuna mediazione, poichè i programmi, Word o Excel e Mago.Net, lavorano in sincronia, e le loro interfacce costituiscono delle “finestre” alternative sui dati.

Maggiore integrazione tra le applicazioni aziendali, che scambiano dati tra loro grazie alla tecnologia dei Web Services; gli utenti, infatti, possono lavorare sui dati gestiti da Mago.Net continuando ad usare le potenti ma semplici funzionalità dell’interfaccia di Word ed Excel (tabelle, font, colori, immagini, ecc.) per creare documenti gradevoli e di facile consultazione, capaci in più di dare una visione diretta sui dati aziendali, senza bisogno di effettuare delle esportazioni intermedie.

Mago.Net, inoltre, viene a disporre di molteplici interfacce semplificate che possono essere utilizzate da operatori non propriamente esperti nell’uso del gestionale, ma che possono con esso interagire in modo semplice ed efficace per ottenere dati e per immetterli, pur che posseggano, come è ovvio, le necessarie autorizzazioni.

Maggiore scalabilità del sistema non è necessario che Mago.Net sia installato su tutti i client, dato che i Magic Documents possono essere utilizzati su computer che hanno installati i soli Word ed Excel. Una volta compilati i moduli, sarà possibile inviare i dati tramite la rete aziendale (e prossimamente, anche via Internet) al gestionale, che compirà le operazioni relative, le registrazioni, ecc., inserendo poi i dati nel database generale.

Incremento della produttività nelle azioni ripetitive: molte attività che avvengono periodicamente e richiedono un grande impiego di tempo e di risorse possono venire ottimizzate e semplificate tramite l’utilizzo dei Magic Documents, come la fatturazione, l’emissione degli ordini, delle bolle di consegna, ecc. Tutto questo, senza praticamente cambiare le proprie abituali metodologie lavorative.

Condivisione dei documenti a livello aziendale:è possibile raccogliere tutti i documenti creati e personalizzati per essere utilizzati con Magic Documents in un “contenitore” condiviso, ad esempio, a livello aziendale o di reparto. Il Mago.Net Resource Repository conserva i documenti e li mette a disposizione delle persone autorizzate all’uso tramite un portale intranet dove si può navigare utilizzando il Menu Manager. Si hanno così a disposizione sempre le ultime e più aggiornate versioni di documenti quali fatture, offerte, lettere-tipo, che avranno un aspetto uniforme ed istituzionalizzato, ed il cui contenuto potrà facilmente essere definito secondo le esigenze aziendali.

Protezione dei dati aziendali: tramite accesso profilato al sistema aziendale dai Magic Documents: per poter agire sul gestionale e sul database aziendale, è necessario che l’utente sia riconosciuto dal sistema tramite l’inserimento di login e password. Questa precauzione garantisce che i dati vengano introdotti e variati solo da persone autorizzate ad operarvi. La profilatura degli utenti, inoltre, permette all’azienda di impostare dei livelli di accesso ai dati differenziati in base ai ruoli aziendali, in modo che ad esempio un responsabile amministrativo potrà accedere ai dati di bilancio, analizzarli, estrarli, mentre un addetto al reparto commerciale potrà caricare o estrarre dati di contatti di potenziali clienti. Si noti che in entrambi i casi l’utilizzo di interfacce semplificate e comunque personalizzate può essere di grande aiuto nello svolgimento dei rispettivi compiti.

Accresciuto rendimento delle applicazioni già presenti in azienda (Word ed Excel sono conosciuti ed usati praticamente da tutti gli operatori professionali); Office inoltre è una potente piattaforma per lo sviluppo di personalizzazioni, il cui utilizzo è indubbiamente più economico rispetto a quelle realizzate con altri linguaggi di programmazione.

Minori possibilità di errore dovuti ad operazioni di “copia e incolla” che si verificano dovendo aprire contemporaneamente diverse applicazioni allo scopo di recuperare i dati da inserire nel documento;

Minori costi per la formazione del personale, che non necessita più di saper utilizzare approfonditamente il gestionale, nel caso in cui il suo ruolo all’interno dell’azienda richieda l’utilizzo dei soli template in Word e in Excel.

Semplificazione nel reperimento delle informazioni: grazie a Magic Documents è anche possibile effettuare delle ricerche negli archivi aziendali, e richiamare tali informazioni nelle varie sezioni del documento cui si sta lavorando, il tutto senza uscire da Word o da Excel, in una frazione del tempo normalmente necessario a reperire i dati che si trovano in applicazioni distinte.

Possibilità di personalizzazione dei documenti vastissima, grazie alla tecnologia XML che è sottesa ai Magic Documents. Essi tra l’altro espandono anche le potenzialità dei report di Mago.Net ed, in genere di qualunque documento presente nell’applicazione, potendo essere personalizzati tramite i profili di esportazione.

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