Software – Conservazione Digitale

Il servizio che controlla e tutela i dati della tua attività

La Conservazione Digitale Sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA n. 11/2004).

La Conservazione Digitale Sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.

Conservare digitalmente significa attivare il processo informatico che permette, nel rispetto delle norme vigenti, di mantenere i documenti aziendali in formato digitale, per procedere quindi alla distruzione dell’originale cartaceo o per evitare le stampe, riducendo così i costi connessi alla gestione documentale.
Il processo di conservazione digitale comprende l’apposizione della firma digitale e della marca temporale, che unitamente garantiscono autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

Archiviazione e Conservazione: le differenze

L’archiviazione elettronica di documenti è in linea generale il processo che permette di memorizzare su un supporto fisico (PC, DVD, CD, ecc.) un documento informatico e il suo contenuto informativo.
Non è disciplinata da alcuna normativa e può essere effettuata ad uso interno per motivi organizzativi, per avere accesso ai documenti in modo semplice e razionale.

La conservazione digitale di documenti informatici è disciplinata dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dai relativi decreti di attuazione. Garantisce integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico e preserva nel tempo la sua validità legale. Sostituisce la conservazione su carta anche per i documenti cartacei all’origine; tale processo è successivo all’eventuale archiviazione.

FAQ

A COSA SERVE LA CONSERVAZIONE DIGITALE?

Con conservazione digitale si intende un processo che permette di conservare documenti di qualsiasi natura in formato digitale, così da renderli disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità in modo garantito. Rappresenta una modalità di conservazione più affidabile e moderna rispetto alla carta e permette di mantenere la validità sia fiscale che legale dei documenti, a norma di legge.

CHI SONO I SOGGETTI INTERESSATI DALLA NORMATIVA?

Tutte le Aziende (private e pubbliche) gestiscono documenti che accompagnano il loro ciclo produttivo. Tutti i documenti che nascono elettronici (o che vengono trasformati in elettronico) devono essere conservati a norma di legge.

In particolare i servizi di Conservazione digitale a norma sono largamente utilizzati da:
Studi Commercialisti, per la gestione contabile amministrativa per i loro Clienti;
Studi professionali, per conservare la corrispondenza e gli atti intercorsi con i loro Clienti;
Associazioni di categoria, per fornire servizi centralizzati di conservazione ai loro associati
Sanità, per la gestione a norma del fascicolo sanitario;
Finance (Banche, Assicurazioni, Fondi di Investimento), la gestione dei documenti elettronici (e relativa conservazione) permette di ottimizzare e remotizzare i processi di sottoscrizione dei contratti di investimento e polizze assicurative, oggi ancora in forma prevalentemente cartacea.

QUALI DOCUMENTI DEVONO ESSERE CONSERVATI DIGITALMENTE?

I principali documenti da conservare, comuni a tutte le aziende, enti privati e pubblici, associazioni e professionisti sono:
fatture attive e passive (tra privati e verso la Pubblica Amministrazione);
libro giornale e libro degli inventari;
scritture ausiliare di magazzino;
registri IVA;
dichiarazioni fiscali (Unico, 730, 770);
modelli di pagamento (F23 e F24);
Libro Unico del Lavoro (LUL);
ricevute e scontrini fiscali;
libri sociali;
documenti di trasporto;
documenti di Posta Elettronica Certificata (incluse le ricevute di consegna ed accettazione);
contratti;
documenti protocollati;
documenti sanitari;
polizze assicurative;
distinte bancarie di cassa.

Vantaggi operativi ed economici

la riduzione in modo sensibile del costo di gestione degli archivi cartacei;
meno carta, maggiori effetti positivi anche sull’ambiente;
la rapidità nella ricerca dei documenti;
l’ottimizzazione dei processi aziendali;
la maggior sicurezza e riservatezza delle informazioni.

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