Manuale della conservazione digitale

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Sommario
Nel presente articolo trovi un esempio di Manuale della Conservazione Digitale che ogni azienda deve redigere per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa inerente la Conservazione digitale.

Premessa
La normativa sulla Conservazione Digitale introduce l’obbligo per le azienda di redigere un Manuale della Conservazione Digitale; al fine di agevolare i propri clienti ad assolvere tale obbligo, Zucchetti S.p.A. ha messo a disposizione dei propri clienti una bozza del manuale.

Compilazione del Manuale della Conservazione Digitale predisposto da Zucchetti
Le aziende obbligate alla Conservazione Digitale dei documenti, sono tenuti anche alla compilazione di un Manuale della Conservazione Digitale.
Per agevolare i propri clienti nella compilazione di tale documento, Zucchetti S.p.A. ha reso disponibile una bozza di manuale che il Responsabile della Conservazione potrà personalizzare con i propri dati e quelli dell’azienda.

Il Manuale della Conservazione predisposto da Zucchetti S.p.A. viene messo a disposizione del Cliente a titolo gratuito ed esemplificativo e la sua adozione non è da considerarsi vincolante, ma consigliata al fine di adempiere a tutti gli obblighi di legge. Nella bozza del manuale sono descritte anche tutte le fasi tecniche svolte da Zucchetti S.p.A. in qualità di incaricato del processo di conservazione.

Per facilitare la redazione del manuale, i campi da compilare per praticità sono evidenziati in giallo.

Qui è possibile scaricare la bozza del manuale.

Per ogni altro chiarimento in merito all’obbligo della compilazione del manuale, al suo contenuto, sui tempi di realizzazione, sulle modalità di conservazione ed in generale su tutta la normativa inerente il manuale, si invita a contattare il proprio Commercialista.

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Mago4 rel. 2.5

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Microarea ha rilasciato la versione 2.5 di Mago4 che apporta al gestionale migliorìe (per le aree Barcode Manager, CONAI, Fatturazione Elettronica, Magazzino, Ordini, Warehouse Management System, WMS Mobile, Contabilità, Gestione Partite, Ammortamenti, Framework, TBF Gestione documentale, Task Scheduler, MRP, Integrazione con Infinity CRM, Integrazione con Infinity) e corregge errori (per le aree Commerciale/Logistica, CONAI, Fatturazione Elettronica, Magazzino, Ordini, Acquisti, Controllo qualità, Vendite, Warehouse Management System, WMS Mobile, WMS Shipping, Contabilità, Gestione Partite, Percipienti, Taskbuilder Framework, Reporting Studio, Woorm, Distinta, Cicli e Anagrafiche, MRP, Documenti e Procedure Produzione, Produzione e WMS Mobile, Integrazione con Infinity CRM, Integrazione con Infinity).

Per l’installazione della nuova versione 2.5 di Mago4 è richiesta una comunicazione di interesse, così da definire un appuntamento con il nostro personale tecnico, contattandoci all’indirizzo email sviluppo@mediacentercube.it

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Quanto sono importanti i dati aziendali?

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Registratori Telematici: La gestione

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Attraverso l’impostazione di alcuni filtri (la Matricola del dispositivo censito a sistema o lo Stato in cui si trova o la Tipologia di dispositivo) è consentito a Gestori ed Esercenti di visualizzare le informazioni del registratore di cassa telematico di interesse ed eventualmente aggiornarne le informazioni dei soli dati configurati come modificabili.

Di seguito un esempio della relativa maschera.

Selezionare il pulsante Ricerca Dispositivo  per poter elaborare la richiesta. Al termine dell’operazione sarà visualizzato l’elenco dei dispositivi ottenuti in base ai criteri di ricerca precedentemente impostati.

Selezionare il pulsante Ripulisci per cancellare i dati presenti nella maschera.

Di seguito un esempio della relativa maschera.

Dopo aver scelto uno o più dispositivi (in stato “IN SERVIZIO” o “ATTIVATO“) selezionare il tasto “Cessione” se si intende disattivare il/i dispositivo/i selezionato/i.

Selezionare un IdDispositivo presente nell’elenco, per visualizzare il dettaglio del dispositivo oggetto della ricerca.

Di seguito un esempio della relativa maschera.

Nella maschera sopra riportata viene evidenziata una tabella che consente di consultare le informazioni rappresentative della vita del Registratore Telematico/Multi cassa dal portale Fatture e Corrispettivi, corredata da un documento riepilogativo stampabile.

Selezionare il pulsante “Indietro” per tornare alla maschera precedente;

Selezionare il pulsante QR code presente in pagina, per scaricare il QRcode relativo;

Selezionare il pulsante Cambia stato per modificare lo stato del dispostitivo.

Selezionare il pulsante Stampa libretto (*) per ottenere la stampa in formato PDF del LIBRETTO DI DOTAZIONE, che è un documento riepilogativo del ciclo di vita del dispositivo di interesse.

(*) Il libretto di dotazione cartaceo è stato sostituito dal “libretto di dotazione informatico del Registratore Telematico” formato automaticamente mediante le informazioni provenienti dal Registratore Telematico o inserite dall’esercente nel sito web dell’Agenzia delle Entrate:
le informazioni acquisite telematicamente dall’Agenzia delle Entrate sono messe a disposizione del contribuente, titolare dell’apparecchio o di un suo delegato, mediante apposita area dedicata e riservata, presente nel portale “Fatture e Corrispettivi” e costituiscono, a tutti gli effetti, il “libretto di dotazione informatico del Registratore Telematico”.

Un Registratore Telematico/Server RT ha delle informazioni che lo identificano ed un ciclo di vita da documentare, quindi sul sito internet dell’Agenzia saranno consultabili le seguenti informazioni:

  • Interventi del tecnico di laboratorio abilitato
  • Cambi di stato subiti
  • Esercenti precedenti del Registratore Telematico/Server RT.

Interrogare interventi del tecnico di laboratorio abilitato

Questo elenco visualizza tutti gli interventi di manutenzione e di verificazione periodica che i tecnici di laboratorio hanno effettuato sul Registratore Telematico.

DATI VISUALIZZATI

  • Codice: codice identificativo dell’intervento che è stato effettuato sul dispositivo
  • Descrizione: descrizione corrispondente al codice identificativo dell’intervento che è stato effettuato sul dispositivo
  • Data Ora Intervento: data ed ora che è stata comunicata dal tecnico verificatore al momento dell’intervento
  • Verificatore: Codice Fiscale del tecnico che ha effettuato l’intervento
  • Laboratorio: Partita IVA del laboratorio abilitato per il quale lavora il tecnico che ha effettuato l’intervento
  • Nota: eventuale dettaglio che il tecnico verificatore ha comunicato al momento dell’intervento.

Di seguito un esempio della relativa maschera.

Selezionando il pulsante QR code per scaricare il QRcode relativo.

Selezionare il pulsante “Indietro” per tornare alla maschera precedente;

Selezionare il pulsante Cambia Stato per modificare lo stato del dispositivo.

Selezionare il pulsante Stampa libretto per ottenere la stampa in formato PDF del LIBRETTO DI DOTAZIONE, che è un documento riepilogativo del ciclo di vita del dispositivo di interesse.

Interrogare Cambi di stato

Questa interrogazione visualizza l’elenco dei cambi di stato che il Registratore Telematico ha subito nel suo ciclo di vita.

DATI VISUALIZZATI

  • Cambio stato: codice e descrizione corrispondenti al cambio di stato apportato sul RT
  • Data Ora Intervento: data ed ora che è stata comunicata dal tecnico verificatore al momento dell’intervento sull’RT
  • Dettaglio: codice e descrizione del dettaglio che l’esercente ha indicato in corrispondenza del cambio di stato richiesto
  • Descrizione: eventuale ulteriore indicazione inserita dall’esercente nel cambio di stato.

Di seguito un esempio della relativa maschera.

Selezionando il pulsante QR code  per scaricare il QRcode relativo.

Selezionare il pulsante “Indietro” per tornare alla maschera precedente;

Selezionare il pulsante Cambia Stato per modificare lo stato del dispostitivo.

Selezionare il pulsante Stampa libretto per ottenere la stampa in formato PDF del LIBRETTO DI DOTAZIONE, che è un documento riepilogativo del ciclo di vita del dispositivo di interesse.

Interrogare Esercenti precedenti

Questa interrogazione visualizza la totalità dei proprietari precedenti del Registratore Telematico/Server RT, permettendo di visualizzare tutte le cessioni che il dispositivo ha subito nel suo ciclo di vita.

DATI VISUALIZZATI

  • Codice fiscale: codice fiscale dell’esercente
  • Partita IVA: partita iva dell’esercente
  • Denominazione: campo valorizzato con la denominazione dell’impresa o la concatenazione di cognome e nome della ditta individuale
  • Data attivazione: campo valorizzato con la data in cui il proprietario ha effettuato l’attivazione del dispositivo.

Di seguito un esempio della relativa maschera.

Selezionando il pulsante QR code per scaricare il QRcode relativo.

Selezionare il pulsante “Indietro” per tornare alla maschera precedente;

Selezionare il pulsante Cambia Stato per modificare lo stato del dispositivo.

Selezionare il pulsante Stampa libretto per ottenere la stampa in formato PDF del LIBRETTO DI DOTAZIONE, che è un documento riepilogativo del ciclo di vita del dispositivo di interesse.

NOTE

Le informazioni sono solo in visualizzazione e non potranno essere aggiornate.

Ripristino dispositivo per dismissione o perdita di certificato

Questa funzionalità si inserisce nell’ambito del sistema Fatture&Corrispettivi, per gestire l’ipotesi di dismissione accidentale del dispositivo, già attivato o in servizio, ovvero di smarrimento delle sue chiavi private (che rende il dispositivo inutilizzabile).

Qualora, invece, la dismissione accidentale del dispositivo o lo smarrimento delle chiavi private coinvolga un dispositivo non ancora attivato, la funzionalità “Ripristino dispositivo” potrà essere utilizzata dal solo produttore.

La funzionalità “Ripristino dispositivo” permette, infatti, di riportare i dispositivi ad una condizione tale da poter richiedere un nuovo certificato e poterlo, quindi, riutilizzare ai fini della memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi.

In relazione al Sistema Master, privo di certificato, tale funzionalità consente di riportarlo allo stato “attivato“.

NOTE

La funzionalità presenta i seguenti vincoli:

  • Il dispositivo può appartenere ad una qualsiasi tipologia gestita dal sistema (DA, DM, RT,MC)
  • Il dispositivo deve essere nello stato “DISMESSO”
  • Solamente l’ultimo gestore o esercente proprietario del dispositivo avrà la possibilità di eseguire tale operazione
  • In presenza di certificato, questo deve essere nello stato “REVOCATO”
  • sarà presente un intervallo temporale di massimo sei mesi per considerare valida la richiesta. In particolare, la richiesta verrà bloccata se la differenza fra la data di richiesta ripristino e la data di dismissione del dispositivo è superiore a 180 giorni.

Di seguito un esempio della relativa maschera.

Selezionare la voce di menu  Ripristino Dispositivo.

DATI DA INSERIRE

Identificativo Dispositivo: campo alfanumerico di massimo 30 caratteri che rappresenta la matricola del dispositivo stesso;

Tipologia: indica la tipologia d’uso del dispositivo selezionabile dal menu a tendina:

    • Per il gestore la tipologia da selezionare può essere:
      • Sistema Master,
      • Dispositivo Mobile.
    • Per l’esercente la tipologia da selezionare può essere:
      • Registratore Telematico,
      • Multi cassa.

Motivo richiesta ripristino: [Errata dismissione, Perdita certificato]

Descrizione: facoltativa

 

Di seguito un esempio della relativa maschera.

Selezionare il pulsante “Invia“; si ottiene la seguente maschera che riporterà la seguente segnalazione:
L’operazione è stata correttamente effettuata. Il dispositivo è stato riportato nello stato iniziale, quindi si può procedere con la richiesta certificato e la successiva attivazione come per un nuovo dispositivo.

Selezionare il pulsante Ripulisci per cancellare i dati presenti nella maschera.

Nel caso non vengano rispettati i vincoli sopraelencati dall’applicazione si otterrà, in risposta, un diagnostico riportante l’errore relativo.

Di seguito viene mostrato un esempio della maschera relativa:

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Nuovi controlli SdI

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Nella giornata di ieri, il Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate ha introdotto nuovi controlli sulle fatture elettroniche emesse, pertanto, potreste ricevere delle segnalazioni riguardanti scarti di fatture mai verificatisi in precedenza.

Può trovare QUI le specifiche tecniche aggiornate, relative alla fatturazione elettronica.

Di seguito elenchiamo alcuni dei nuovi controlli più rilevanti:

  • se la Partita IVA del cessionario in fattura è quella di un gruppo IVA, in caso di mancanta valorizzazione anche del Codice fiscale, il file viene scartato (Codice 00326);
  • se la Partita IVA del cessionario in fattura è quella di un gruppo IVA e viene valorizzato anche Codice fiscale ma questo non è di un soggetto legato a quel gruppo IVA, il file viene scartato (Codice 00325);
  • se in fattura sono valorizzati sia Partita IVA che il Codice fiscale del cessionario ma questi non fanno capo al medesimo soggetto il file viene scartato (Codice 00324);
  • se la Partita IVA del cedente è cessata da più di 5 anni la fattura elettronica viene scartata (Codice 00323);
  • se la Partita IVA del committente in fattura è quella di un gruppo IVA e viene valorizzato anche Codice fiscale ma questo non è di un soggetto legato a quel gruppo IVA, il file viene scartato (Codice 00322/00321);
  • se in fattura sono valorizzati sia Partita IVA che il Codice fiscale del committente ma questi non fanno capo al medesimo soggetto il file viene scartato (Codice 00320);
  • se il Codice Destinatario è “XXXXXXX” e l’identificativo fiscale IVA del cessionario è “IT” il file viene scartato (Codice 00313);
  • verificare che l’indirizzo PEC indicato nel campo PEC Destinatario non corrisponda ad una casella PEC del SdI
    (codice di errore 00330)

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