Conservazione Digitale: scadenza del 15 maggio

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Il 15 maggio 2019 verranno spostate in maniera definitiva dal Digital HUB alla -> Conservazione digitale Zucchetti le fatture dei primi 60 giorni del 2019

Vi preghiamo di porre attenzione a questa situazione, perché:

Chi ha acquistato il servizio di Conservazione Zucchetti

Deve verificare di poter entrare nella relativa sezione tramite il bottone “Conservazione digitale” presente nel Digital Hub. 

Le credenziali (utente e password) sono state inviate via mail da Zucchetti e devono essere inserite in questa specifica sezione del Digital Hub, al fine di garantire il passaggio automatico delle fatture.

Chi NON ha acquistato il servizio di Conservazione Zucchetti

Deve provvedere all’esportazione dal Digital HUB, per avere copia dei file XML delle fatture.
Passato il termine, le fatture non sono più recuperabili perché non saranno disponibili nemmeno presso lo SdI.

Esportare le fatture

Il download NON avviene immediatamente, ma il sistema prende in carico la richiesta e vi invia una mail (all’indirizzo riportato sul contratto Zucchetti) dove è indicato il link da utilizzare per il download delle fatture.
Si tratta di un file zip, che dovrete salvare nel vostro PC/Server, che contiene gli XML delle fatture richieste.

Tutti i termini e le indicazioni di data o termini sono da considerarsi indicative,  salvo proroghe a cura dell’Agenzia delle Entrate o degli enti preposti.

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Conservazione Digitale: chiarimenti e informazioni utili

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Il servizio di fatturazione elettronica Digital Hub prevede l’invio automatico dei documenti al sistema di conservazione.
A tal fine, NON sono richieste operazioni preliminari, come l’inserimento di specifiche credenziali o la configurazione di altri parametri. In particolare, per i documenti provenienti da Digital Hub non è richiesto il censimento della firma digitale nel sistema di conservazione; se necessaria, infatti, questa sarà già inserita in Digital Hub e apposta precedentemente all’invio dei file al Sistema d’Interscambio.

Per contro, è invece possibile scegliere, in Digital Hub, di escludere l’invio in conservazione per alcune tipologie di documenti/aziende.

Come anticipato in altri comunicati, è attualmente in corso il versamento nel sistema di conservazione dei documenti pregressi di Digital Hub; di conseguenza è possibile che i file in stato “inviati in conservazione” non siano ancora consultabili in quest’ultimo servizio. Si tratta però solo di una questione di tempo necessario per il puntuale allineamento dei due applicativi.

Ad ogni modo, la cancellazione dei documenti da Digital Hub, prevista contrattualmente e già prorogata, avverrà solo previa conferma di acquisizione in conservazione degli stessi.

 

PROCESSO DI CONSERVAZIONE E FINALITÀ

 

Come quello di invio, anche il processo di conservazione avviene in modo completamente automatizzato e all’utente NON è richiesta alcuna azione. Di seguito riportiamo lo schema di sintesi di come avviene la conservazione:

Il sistema, verificato che i documenti rispettino tutti i requisiti necessari, genera un “Pacchetto di Versamento” (PdV) e il relativo Rapporto di Versamento (accettazione) o, in casi eccezionali, di Rifiuto (quest’ultimo è notificato via PEC e la relativa gestione dovrà essere eseguita dall’utente tramite l’apposita funzione “Lavorazione file rifiutati”, presente nell’applicativo).

Successivamente all’accettazione dei documenti (PdV), la procedura genera un “Pacchetto di Archiviazione” (PdA), sul quale è apposta la firma digitale di un delegato di Zucchetti S.p.a. (Responsabile del Servizio di Conservazione) e la marca temporale che determina la conclusione dell’intero processo.

I documenti contenuti in un Pacchetto di Archiviazione si intendono definitivamente conservati e l’utente potrà chiedere al sistema la loro esportazione con valenza opponibile a terzi, tramite quello che la normativa definiscePacchetto di Distribuzione” (omonima voce di menu presente nell’applicativo).

Ricordiamo, infatti, che il sistema di conservazione ha come finalità principale l’esibizione dei documenti tramite Pacchetto di Distribuzione, ad esempio, nei confronti dell’autorità finanziaria, di un notaio o altri pubblici ufficiali. La consultazione giornaliera e operativa dei documenti, tipica di un ufficio amministrativo, è invece demandata ad un software gestionale o ad un sistema documentale (DMS).

 

CREDENZIALI DI ACCESSO e PROCEDURA DI RESET PASSWORD/INOLTRO

L’accesso al portale di conservazione avviene mediante username e password personali, fornite all’attivazione del servizio mediante due distinte email/PEC. Le credenziali vengono trasmesse all’indirizzo indicato nel modulo contrattuale “Incarico per il servizio di conservazione digitale”, sottoscritto dal Responsabile della Conservazione dell’azienda.

Le credenziali sono distinte per ogni azienda, anche a parità di Responsabile della Conservazione. Fanno eccezione gli ambienti di lavoro di associazioni di categoria/studi professionali che prevedono, invece, un’unica credenziale con visibilità completa dei relativi clienti.

Eventuali richieste di reset/inoltro delle credenziali, per ragioni di sicurezza dettate dalla certificazione di qualità ISO:27001 del servizio, potranno essere evase esclusivamente se inviate dall’indirizzo sopra citato (anche in Copia Conoscenza) alla seguente casella dedicata: login.conservazione@zucchetti.it, indicando:
• Oggetto della richiesta: reset password/inoltro credenziali;
• Username (in caso di richiesta reset);
• P.IVA e Codice Fiscale dell’azienda.

Questa procedura è resa consultabile tramite il link “Recupero credenziali” introdotto nella pagina di login dell’applicativo, raggiungibile QUI.

Nel caso in cui l’indirizzo mail dell’incarico fosse obsoleto o errato, la nuova funzione consente anche di scaricarne una versione editabile di tale modulo che dovrà essere ricompilato, firmato ed inviato all’indirizzo info.servizioclienti@zucchetti.it (in Copia Conoscenza a login.conservazione@zucchetti.it).

RECAPITO ASSISTENZA

Per ottenere supporto in merito al sistema di conservazione, La invitiamo a contattarci telefonicamente o via email ai recapiti già in Suo possesso.

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Conservazione Digitale – Termini e Download

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Vogliamo sgomberare il campo da qualsiasi dubbio: gli utenti con servizio di Conservazione Digitale Zucchetti attivo beneficeranno in automatico del salvataggio di tutta la documentazione gestita senza dover effettuare ulteriori operazioni.

Infatti, dal momento in cui è stato attivato l’ambiente di  conservazione (contestuale al Digital Hub o successivo) le fatture verranno ugualmente inviate in modo automatico in conservazione. 

Le fasi (invio da DH, ricezione ed elaborazione in Conservazione Digitale) richiedono tempi diversi dovuti a code di invio e code di ricezione;  nessun timore quindi se vedrà le fatture elettroniche dentro il Digital Hub e non le ritroverà nell’ambiente di Conservazione, perché tutto questo è normale per i motivi appena esposti.
Aggiungiamo che  le code sono giustificate dal fatto che l’Agenzia delle Entrate ha fornito alle software-house con estremo ritardo le notifiche di accettazione;  ci sono quindi delle code XML davvero lunghe da smaltire.

Nessuna preoccupazione quindi perchè la situazione è controllata direttamente da Zucchetti e verrà allineata a breve.

Una piccola almeno quanto importante nota per gli utenti che non hanno acquistato la Conservazione Digitale Zucchetti: dovranno operare, per la salvaguardia dei propri documenti emessi nel 2018, con il download degli stessi entro il 17 aprile 2019.

Zucchetti precisa inoltre che per tutti i documenti presenti in Digital Hub, lo stato di “inviato in conservazione” indica il passaggio degli stessi al Sistema di Conservazione; l’acquisizione e la chiusura del processo saranno effettuati automaticamente entro i termini della normativa vigente. I documenti saranno quindi presenti nel sistema di Conservazione solo al termine del processo.

Ricordiamo che in Digital Hub è possibile escludere dalla conservazione, tramite apposita funzione, le tipologie di documento gestite quali Liquidazione Iva, Cadi, Fatture Attive e Fatture Passive.

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Problematiche connesse ai ritardi nella ricezione di notifiche e fatture passive nell’interscambio con SDI.

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Il recente verificarsi di anomalie nella consegna e nell’aggiornamento di stato delle fatture elettroniche inviate attraverso il Sistema di Interscambio risulta essere attribuibile ad un generale rallentamento nel processo di elaborazione delle fatture trasmesse e restituzione dei relativi esiti da parte del Sistema di Interscambio stesso, come già verificatosi in relazione ai file inviati nel periodo compreso fra il giorno 9 e il giorno 15 gennaio 2019.

Il Sistema di interscambio opera in logica asincrona (le elaborazioni con relative risposte non avvengono in tempo reale) rispetto agli invii e questo determina che la trasmissione del file operata da Digital Hub verso SDI non coincida necessariamente con una contestuale presa in carico e lavorazione del file da parte di SDI: sono presenti tempi tecnici sui quali possono crearsi delle normali code di lavorazione che vengono assorbite in funzione del carico sul SDI stesso. Le stesse Regole tecniche contenute nel Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 n. 89757 prevedono che “i tempi di elaborazione da parte di SdI possono variare da pochi minuti sino a 5 giorni, anche in conseguenza dei momenti di elevata concentrazione degli invii delle fatture elettroniche”.

Sul fatto che la previsione direttoriale indicando 5 giorni valuti correttamente l’effettivo tempo che diviene necessario in determinati momenti di picco è ovviamente elemento da verificare nella pratica reale.

La restituzione degli esiti all’emittente viene ovviamente incisa dalla medesima operatività: le notifiche vengono inviate con tempistiche non coerenti con quanto atteso e, per un numero ridotto di fatture rispetto all’inviato ma comunque significativo, tardano ad arrivare tutt’ora. Per questo motivo è utile sottolineare che dalla non disponibilità dell’esito non necessariamente consegue un non recapito effettivo da parte del Sistema di Interscambio.

Da parte Digital Hub l’invio delle fatture al Sistema di Interscambio avviene con continuità ad intervalli regolari e schedulati e lo stato delle fatture trasmesse viene aggiornato in corrispondenza della ricezione delle notifiche da parte Sistema di Interscambio.

Analoga situazione riguarda la ricezione delle Fatture passive anche se in merito a queste occorre sempre verificare se la consegna determinata da SDI, in funzione delle scelte dell’azienda (indicazione di canale di ricezione prioritario presso Fatture&Corrispettivi) e del contenuto del file predisposto dal fornitore (CodiceDestinatario e PecDestinatario), preveda effettivamente l’invio delle stesse al Digital Hub.

Ricordiamo che solo se il codice destinatario SUBM70N è stato registrato sul sito dell’Agenzia possiamo avere la certezza di poter ricevere le Fatture passive sul Digital Hub.

I files ricevuti dal Sistema di Interscambio presso i nostri sistemi vengono analizzati ed importati con frequenza oraria nel Digital Hub del cessionario\committente.

Fatta questa doverosa premessa analizziamo i casi possibili di “disallineamento” tra Digital Hub e Fatture&Corrispettivi e verifichiamo i comportamenti applicabili anche in previsione dell’avvicinamento del termine della liquidazione iva mensile di gennaio.

Verifiche relative a Fatture Attive

Il caso riguarda essenzialmente l’invio di FE che malgrado il trasferimento avvenuto a SDI sono ancora in attesa di una notifica in Digital Hub.
Come prima cosa è sicuramente utile verificare nel sito Fatture&Corrispettivi se per le fatture in questione sono presenti notifiche e la loro tipologia.
1) le notifiche sono di tipo “Consegnato” o “Impossibilità di Recapito” (mancata consegna): le fatture sono correttamente emesse e pertanto occorrerà semplicemente attendere che il SDI metta a disposizione del Digital Hub tali notifiche potendo comunque da subito procedere senza timori alla contabilizzazione delle stesse.
2) le notifiche sono di tipo “Scarto”: le fatture non sono emesse occorre segnalare il caso all’assistenza, con tutti i dettagli di riferimento possibili.
3) Non sono presenti riferimenti alla fattura in questione: occorre segnalare il caso all’assistenza, solo se l’invio è avvenuto più di 3 giorni prima della verifica.

Cosa devo fare ai fini della liquidazione dell’imposta prevista per il 16/02?
A prescindere dalla registrazione delle fatture se l’imposta è divenuta esigibile nel mese di riferimento della liquidazione occorre comunque liquidare a debito tale ammontare.
Per questo motivo è possibile procedere comunque alla contabilizzazione delle Fatture o alla registrazione di movimenti iva (anche per massa) al fine di computare a debito l’ammontare dell’iva divenuta esigibile.

Verifiche relative a Fatture Passive

Come precedentemente detto occorre prima di tutto verificare se e quando l’azienda ha provveduto a registrare presso il sito Fatture&Corrispettivi il canale prioritario di ricevimento fatture indicando il codice SUBM70N.
Se questa registrazione non fosse stata eseguita considerare che SDI invierà a Digital Hub solo le FE sulle quali il fornitore avrà indicato nel <CodiceDestinatario> il valore SUBM70N.
Nel caso in cui l’azienda avesse correttamente registrato come prioritario il codice SUBM70N presso il sito Fatture&Corrispettivi considerare in che data tale registrazione è stata operata (ovviamente per le FE ricevuta prima la canalizzazione prioritaria non opera) e tenere conto che sembrano esistere casi particolari, certamente marginali, in cui SDI non considera la registrazione del canale come Prioritario.

Ad oggi ad esempio è noto che in presenza di queste caratteristiche:

  • Soggetto Cessionario\Committente con Partita IVA e Codice Fiscale non coincidenti
  • Fattura priva dell’elemento IdFiscaleIVA (partita IVA) con valorizzato elemento CodiceFiscale
  • CodiceDestinatario “SUBM70N” non presente in fattura

SDI non inoltra la FE all’indirizzo prioritario registrato ma risolve con quanto in fattura o con “0000000”

Zucchetti e le software-house che aderiscono ad Assosoftware hanno chiesto una revisione di questo comportamento che tuttavia attualmente permane.

Come posso verificare se le fatture presenti in Fatture&Corrispettivi e non presenti in Digital Hub saranno effettivamente inoltrate a Digital Hub?
Il canale identificato da SDI per l’inoltro viene valorizzato all’interno della notifica di tipo MT.

Per scaricare la notifica è necessario seguire la procedura indicata in questo collegamento dell’ AdE
https://assistenza.agenziaentrate.gov.it/FatturazioneUIKIT/KanaFattElettr.asp?st=370,E=0000000000093350738,K=7873,Sxi=3,t=case,Case=2641
Nella notifica, visualizzabile mediante un editor di testo o di xml, è presente un elemento <CodiceDestinatario> come nell’immagine di seguito

Se valorizzato con SUBM70N la FE, se non ancora presente, verrà comunque resa disponibile sul Digital Hub a seguito delle ritrasmissioni richieste ad AdE; se presente con altri valori o non presente allora la FE non è stata e non verrà ricevuta da Digital Hub.
In quest’ultimo caso sarà possibile scaricare la FE e la notifica MT e caricarle sul DH per poterle portare in conservazione e acquisirla nel SW gestionale in uso.

Come devo comportarmi in previsione della liquidazione dell’imposta prevista per il 16/02?
Le fatture ricevute, siano presenti anche sul Digital Hub o solo su Fatture&Corrispettivi, possono essere contabilizzate e normalmente portate in liquidazione secondo il profilo fiscale delle stesse.
Può accadere che la Data Ricezione del DH, in questa specifica casistica, sia successiva a quella presente sul Fatture&Corrispettivi in ragione della ritrasmissione effettuata da SDI. La questione non determina problematiche se la maggiore delle due (date) è precedente il 16/2 in quanto, se l’esigibilità è relativa a Gennaio, può essere computata nella liquidazione relativa a Gennaio.

Tutto quanto sopra rappresenta un disagio operativo che obbliga l’utente a controllare anche il sito Fatture&Corrispettivi ma si tratta di una situazione momentanea e che confidiamo troverà risoluzione completa nei prossimi giorni.
Il tavolo di confronto avviato tra le SW associate Assosoftware, di cui Zucchetti è membro, e Agenzia delle Entrate e Sogei sta portando ad una normalizzazione dei flussi: chiaramente permangono alcune criticità, probabilmente normali in una fase di avvio considerando il cambiamento radicale in atto nei processi di fatturazione ed i volumi scambiati tra soggetti intermediari e SDI.
Confidiamo che la ritrasmissione in atto tra SDI e Digital Hub per i supporti “problematici” porti a risoluzione le gestioni pendenti, sia con riferimento al ciclo attivo che al passivo, nel corso della settimana.

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Fatturazione Elettronica Passiva con Mago

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Microarea rende disponibile la procedura per importare tutti i documenti ricevuti dai propri fornitori, scaricandoli direttamente dal portale Digital Hub Zucchetti, al fine di generare la relativa registrazione contabile.

La procedura di importazione scarica dal Digital Hub sia singoli documenti che lotti di fatture, ossia più fatture inviate dallo stesso fornitore. I documenti scaricati sono elencati in una griglia nella quale dovranno essere completati con alcuni dati necessari alla loro contabilizzazione (come fornitore, modello contabile e condizione di pagamento). Tali dati possono essere proposti automaticamente se il fornitore è già censito nelle anagrafiche (individuato per Partita IVA) e se contiene un proprio modello contabile preferenziale per le fatture e per le note di credito.

Se il fornitore non è ancora presente in archivio, può essere creato automaticamente.

Nel Libro Giornale gli importi sono proposti sulla contropartita preferenziale del fornitore o in alternativa su quella presente nel modello contabile. Eventuali spese accessorie sono contabilizzate su una riga separata.

In definitiva la procedura di importazione scarica i documenti ricevuti dal Digital Hub, li abbina al fornitore se presente (oppure consente di censirlo in automatico) e permette di inserire ogni registrazione contabile con le modalità già note; uno dei plus è certamente la comodità di avere gli importi già proposti sia nel castelletto IVA che nel libro giornale, oltre alla possibilità di intervenire manualmente per correggere eventuali codici o contropartite.

Se invece si preferisce posticipare la registrazione contabile ad altro momento, non c’è nessun problema: i documenti scaricati rimangono disponibili nella griglia della procedura fino a quando non si registrano; entrando nella procedura, infatti, il programma elenca i documenti già scaricati, ma non ancora contabilizzati, consentendo di organizzare al meglio le proprie attività.

Bene! Tutto questo lo abbiamo detto e ribadito durante le giornate dedicate al corso di formazione sull’utilizzo del Digital Hub e Mago, e abbiamo detto che questo modulo era disponibile soltanto per Mago4.

La bella notizia è che oggi Microarea ha annunciato la disponibilità di  questo modulo anche per Mago.Net.

Installando le ultime release di Mago4 e di Mago.Net, il gestionale si avvale delle potenzialità della soluzione one-click Digital Hub Zucchetti, per gestire il delicato flusso della fatturazione elettronica ed essere allineato da subito alla normativa.

Vuoi ricevere maggiori informazioni su questo nuovo modulo?

Clicca sulla richiesta di contatto oppure chiama lo 070.670593

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Invito Secondo Evento Fatturazione Elettronica

SECOND

 

DATE 

 

Gentile Cliente,

ti invitiamo al secondo evento da noi organizzato sulla fatturazione elettronica, un corso gratuito sull’utilizzo di Mago e del Digital Hub, in previsione dell’ormai prossimo 1 gennaio 2019 quando l’emissione del file nel formato XML sarà un obbligo per tutti.

Ti aspettiamo il prossimo lunedì 17 dicembre alle ore 9,30 (posti esauriti)  alle ore 11,30 nella nostra sede in via Renato Prunas 8, Cagliari   (viste le numerose richieste abbiamo attivato la seconda sessione per le 11,30)

I posti sono limitati e saranno ammessi non più di 2 partecipanti per azienda.

Perciò affrettati a compilare e inviare il coupon valido per la prenotazione.

Compila il coupon:

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Cliccando su invia i dati autorizzo il trattamento dei miei dati personali secondo la normativa sulla privacyai sensi degli articoli 13 e 14 REG. UE 2016/679.

Potrai richiedere in ogni momento la modifica e/o la cancellazione dei tuoi dati scrivendo a Media Center cube s.r.l. – Via Renato Prunas 8 – 09126 Cagliari o inviando una email a info@mediacentercube.it.

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