Trasmissione telematica dei documenti di acquisto SSN

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Dal 1° febbraio 2020 tutti gli ordini di acquisto degli enti del Servizio Sanitario Nazionale dovranno essere effettuati esclusivamente in formato elettronico e trasmessi attraverso il Nodo di Smistamento degli Ordini (NSO).

Dal 3 Febbraio nel Digital Hub Zucchetti sarà disponibile la ricezione degli ordini inviati da NSO (Ordinazione Semplice), permettendo quindi di adeguarsi a questo nuovo obbligo normativo.

Recentemente il Ministero dell’Economia e delle Finanze ha richiesto un nuovo accreditamento per poter operare come intermediari, accreditamento già effettuato per il Digital Hub e a fronte del quale è stato generato un nuovo codice destinatario specifico per la ricezione degli ordini dall’NSO nel nostro applicativo (Y6EM4H47): l’indirizzo completo che dovrà essere indicato all’interno dei file degli ordini dalle P.A. è NSO0:Y6EM4H47.

Il codice destinatario SUBM70N deve essere utilizzato, come attualmente, per le sole fatture elettroniche passive.

Il servizio non necessita di attivazioni; commercialmente gli ordini ricevuti saranno conteggiati ai fini dei consumi come una normale fattura elettronica di acquisto.

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Manuale della conservazione digitale

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Sommario
Nel presente articolo trovi un esempio di Manuale della Conservazione Digitale che ogni azienda deve redigere per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa inerente la Conservazione digitale.

Premessa
La normativa sulla Conservazione Digitale introduce l’obbligo per le azienda di redigere un Manuale della Conservazione Digitale; al fine di agevolare i propri clienti ad assolvere tale obbligo, Zucchetti S.p.A. ha messo a disposizione dei propri clienti una bozza del manuale.

Compilazione del Manuale della Conservazione Digitale predisposto da Zucchetti
Le aziende obbligate alla Conservazione Digitale dei documenti, sono tenuti anche alla compilazione di un Manuale della Conservazione Digitale.
Per agevolare i propri clienti nella compilazione di tale documento, Zucchetti S.p.A. ha reso disponibile una bozza di manuale che il Responsabile della Conservazione potrà personalizzare con i propri dati e quelli dell’azienda.

Il Manuale della Conservazione predisposto da Zucchetti S.p.A. viene messo a disposizione del Cliente a titolo gratuito ed esemplificativo e la sua adozione non è da considerarsi vincolante, ma consigliata al fine di adempiere a tutti gli obblighi di legge. Nella bozza del manuale sono descritte anche tutte le fasi tecniche svolte da Zucchetti S.p.A. in qualità di incaricato del processo di conservazione.

Per facilitare la redazione del manuale, i campi da compilare per praticità sono evidenziati in giallo.

Qui è possibile scaricare la bozza del manuale.

Per ogni altro chiarimento in merito all’obbligo della compilazione del manuale, al suo contenuto, sui tempi di realizzazione, sulle modalità di conservazione ed in generale su tutta la normativa inerente il manuale, si invita a contattare il proprio Commercialista.

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Nuovi controlli SdI

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Nella giornata di ieri, il Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate ha introdotto nuovi controlli sulle fatture elettroniche emesse, pertanto, potreste ricevere delle segnalazioni riguardanti scarti di fatture mai verificatisi in precedenza.

Può trovare QUI le specifiche tecniche aggiornate, relative alla fatturazione elettronica.

Di seguito elenchiamo alcuni dei nuovi controlli più rilevanti:

  • se la Partita IVA del cessionario in fattura è quella di un gruppo IVA, in caso di mancanta valorizzazione anche del Codice fiscale, il file viene scartato (Codice 00326);
  • se la Partita IVA del cessionario in fattura è quella di un gruppo IVA e viene valorizzato anche Codice fiscale ma questo non è di un soggetto legato a quel gruppo IVA, il file viene scartato (Codice 00325);
  • se in fattura sono valorizzati sia Partita IVA che il Codice fiscale del cessionario ma questi non fanno capo al medesimo soggetto il file viene scartato (Codice 00324);
  • se la Partita IVA del cedente è cessata da più di 5 anni la fattura elettronica viene scartata (Codice 00323);
  • se la Partita IVA del committente in fattura è quella di un gruppo IVA e viene valorizzato anche Codice fiscale ma questo non è di un soggetto legato a quel gruppo IVA, il file viene scartato (Codice 00322/00321);
  • se in fattura sono valorizzati sia Partita IVA che il Codice fiscale del committente ma questi non fanno capo al medesimo soggetto il file viene scartato (Codice 00320);
  • se il Codice Destinatario è “XXXXXXX” e l’identificativo fiscale IVA del cessionario è “IT” il file viene scartato (Codice 00313);
  • verificare che l’indirizzo PEC indicato nel campo PEC Destinatario non corrisponda ad una casella PEC del SdI
    (codice di errore 00330)

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Fatturazione Elettronica: cosa cambia

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Con l’arrivo del 1° luglio finiscono i 6 mesi di  prova della fatturazione elettronica ed entrano in vigore le modifiche previste ai termini di invio delle fatture emesse, con obbligo di indicazione della data di effettuazione dell’operazione in fattura.

Le modifiche riguardano principalmente Fattura Immediata e Fattura Differita.

La Fattura Immediata, per ciascuna operazione imponibile, deve essere emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario committente.
Secondo quando stabilito dal D.L. 119/2018, con il decorrere del 1° Luglio la fattura immediata deve essere emessa entro dieci giorni dall’effettuazione dell’operazione ai sensi dell’articolo 6 del D.P.R. 633/1972. Tale termine potrebbe essere prorogato a 12 giorni.

L’effettuazione dell’operazione ai fini IVA corrisponde:

  • alla data di stipula dell’atto, in caso di beni immobili;
  • alla consegna o spedizione del bene nelle vendite;
  • al pagamento del corrispettivo nelle prestazioni di servizi.

Ad esempio: un bene consegnato il 3 luglio, su cui deve essere fatta fattura immediata, la fattura deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio entro il 13 luglio riportando la data di effettuazione dell’operazione (3 luglio) nella fattura.

La Fattura Differita è l’alternativa alla fatturazione immediata ai sensi dell’articolo 21, comma 4, lett. b, D.P.R. 633/1972. Viene emessa per le cessioni di beni la cui consegna o spedizione risulta accompagnata da un Documento di Trasporto. E’ possibile farla anche per le prestazione di servizi individuali se accompagnati da apposita documentazione.

La Fattura Differita deve essere emessa nello stesso mese solare nei confronti del soggetto intestatario del Documento di Trasporto e può essere fatta una sola fattura per più documenti di trasporto. Tale operazione deve essere fatta entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.
Il conteggio dell’imposta a debito resta inteso sia incluso nella liquidazione del mese di effettuazione dell’operazione.

Ad esempio: i documenti di trasporto del mese di luglio possono essere fatturati entro il 15 agosto e tale operazione rientrerà nel mese di liquidazione di luglio.

A partire dal 1° Luglio entra quindi in vigore l’obbligo di indicare in fattura la data in cui è effettuata l’operazione, sempre che tale data sia diversa dalla data di emissione della fattura.

Ad oggi non esiste un campo specifico dove inserire la data di effettuazione dell’operazione anche se, in caso di fattura differita, generalmente sono citati i documenti di trasporto che indirettamente forniscono la data di consegna o spedizione dei beni.

Ricordiamo che il 30 giugno 2019 scadrà la moratoria sulle sanzioni per ritardata emissione delle fatture. Non verranno applicate sanzioni su fatture emesse entro il termine di effettuazione della liquidazione periodica dell’Iva, mentre sono ridotte dell’80% se la fattura è emessa entro la liquidazione successiva.

Tale termine vige per i contribuenti con liquidazione Iva Trimestrale, mentre per i mensili la moratoria avrà efficacia fino a settembre.
In caso di ritardata emissione di fattura la sanzione ordinaria applicata va dai 250 ai 2.000 euro, in caso la violazione incida sulla corretta liquidazione del tributo, altrimenti verrà calcolata dal 90 al 180% dell’Iva (articolo 6 D.L.gs. 471/1997).

CORRISPETTIVI TELEMATICI

In seguito alle disposizioni del D.L. 119/2018, per coloro che nell’anno 2018 hanno realizzato un volume d’affari superiore a euro 400.000 al 31.12.2018 (emergente dal modello Iva 2019), dal 1° Luglio 2019 scatta l’obbligo di invio telematico dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate.

Per gli altri soggetti il nuovo adempimento sarà obbligatorio con lo scattare del 1° Gennaio  2020.

L’adempimento permette due diversi tipi di dotazione e NON verrà gestito dal Digital Hub:
– “registratori telematici”, già sottoposti a specifica regolamentazione;
– nuovi strumenti dedicati, come il portale web dell’Agenzia delle Entrate.

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Conservazione Digitale: scadenza del 15 maggio

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Il 15 maggio 2019 verranno spostate in maniera definitiva dal Digital HUB alla -> Conservazione digitale Zucchetti le fatture dei primi 60 giorni del 2019

Vi preghiamo di porre attenzione a questa situazione, perché:

Chi ha acquistato il servizio di Conservazione Zucchetti

Deve verificare di poter entrare nella relativa sezione tramite il bottone “Conservazione digitale” presente nel Digital Hub. 

Le credenziali (utente e password) sono state inviate via mail da Zucchetti e devono essere inserite in questa specifica sezione del Digital Hub, al fine di garantire il passaggio automatico delle fatture.

Chi NON ha acquistato il servizio di Conservazione Zucchetti

Deve provvedere all’esportazione dal Digital HUB, per avere copia dei file XML delle fatture.
Passato il termine, le fatture non sono più recuperabili perché non saranno disponibili nemmeno presso lo SdI.

Esportare le fatture

Il download NON avviene immediatamente, ma il sistema prende in carico la richiesta e vi invia una mail (all’indirizzo riportato sul contratto Zucchetti) dove è indicato il link da utilizzare per il download delle fatture.
Si tratta di un file zip, che dovrete salvare nel vostro PC/Server, che contiene gli XML delle fatture richieste.

Tutti i termini e le indicazioni di data o termini sono da considerarsi indicative,  salvo proroghe a cura dell’Agenzia delle Entrate o degli enti preposti.

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Conservazione Digitale: chiarimenti e informazioni utili

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Il servizio di fatturazione elettronica Digital Hub prevede l’invio automatico dei documenti al sistema di conservazione.
A tal fine, NON sono richieste operazioni preliminari, come l’inserimento di specifiche credenziali o la configurazione di altri parametri. In particolare, per i documenti provenienti da Digital Hub non è richiesto il censimento della firma digitale nel sistema di conservazione; se necessaria, infatti, questa sarà già inserita in Digital Hub e apposta precedentemente all’invio dei file al Sistema d’Interscambio.

Per contro, è invece possibile scegliere, in Digital Hub, di escludere l’invio in conservazione per alcune tipologie di documenti/aziende.

Come anticipato in altri comunicati, è attualmente in corso il versamento nel sistema di conservazione dei documenti pregressi di Digital Hub; di conseguenza è possibile che i file in stato “inviati in conservazione” non siano ancora consultabili in quest’ultimo servizio. Si tratta però solo di una questione di tempo necessario per il puntuale allineamento dei due applicativi.

Ad ogni modo, la cancellazione dei documenti da Digital Hub, prevista contrattualmente e già prorogata, avverrà solo previa conferma di acquisizione in conservazione degli stessi.

 

PROCESSO DI CONSERVAZIONE E FINALITÀ

 

Come quello di invio, anche il processo di conservazione avviene in modo completamente automatizzato e all’utente NON è richiesta alcuna azione. Di seguito riportiamo lo schema di sintesi di come avviene la conservazione:

Il sistema, verificato che i documenti rispettino tutti i requisiti necessari, genera un “Pacchetto di Versamento” (PdV) e il relativo Rapporto di Versamento (accettazione) o, in casi eccezionali, di Rifiuto (quest’ultimo è notificato via PEC e la relativa gestione dovrà essere eseguita dall’utente tramite l’apposita funzione “Lavorazione file rifiutati”, presente nell’applicativo).

Successivamente all’accettazione dei documenti (PdV), la procedura genera un “Pacchetto di Archiviazione” (PdA), sul quale è apposta la firma digitale di un delegato di Zucchetti S.p.a. (Responsabile del Servizio di Conservazione) e la marca temporale che determina la conclusione dell’intero processo.

I documenti contenuti in un Pacchetto di Archiviazione si intendono definitivamente conservati e l’utente potrà chiedere al sistema la loro esportazione con valenza opponibile a terzi, tramite quello che la normativa definiscePacchetto di Distribuzione” (omonima voce di menu presente nell’applicativo).

Ricordiamo, infatti, che il sistema di conservazione ha come finalità principale l’esibizione dei documenti tramite Pacchetto di Distribuzione, ad esempio, nei confronti dell’autorità finanziaria, di un notaio o altri pubblici ufficiali. La consultazione giornaliera e operativa dei documenti, tipica di un ufficio amministrativo, è invece demandata ad un software gestionale o ad un sistema documentale (DMS).

 

CREDENZIALI DI ACCESSO e PROCEDURA DI RESET PASSWORD/INOLTRO

L’accesso al portale di conservazione avviene mediante username e password personali, fornite all’attivazione del servizio mediante due distinte email/PEC. Le credenziali vengono trasmesse all’indirizzo indicato nel modulo contrattuale “Incarico per il servizio di conservazione digitale”, sottoscritto dal Responsabile della Conservazione dell’azienda.

Le credenziali sono distinte per ogni azienda, anche a parità di Responsabile della Conservazione. Fanno eccezione gli ambienti di lavoro di associazioni di categoria/studi professionali che prevedono, invece, un’unica credenziale con visibilità completa dei relativi clienti.

Eventuali richieste di reset/inoltro delle credenziali, per ragioni di sicurezza dettate dalla certificazione di qualità ISO:27001 del servizio, potranno essere evase esclusivamente se inviate dall’indirizzo sopra citato (anche in Copia Conoscenza) alla seguente casella dedicata: login.conservazione@zucchetti.it, indicando:
• Oggetto della richiesta: reset password/inoltro credenziali;
• Username (in caso di richiesta reset);
• P.IVA e Codice Fiscale dell’azienda.

Questa procedura è resa consultabile tramite il link “Recupero credenziali” introdotto nella pagina di login dell’applicativo, raggiungibile QUI.

Nel caso in cui l’indirizzo mail dell’incarico fosse obsoleto o errato, la nuova funzione consente anche di scaricarne una versione editabile di tale modulo che dovrà essere ricompilato, firmato ed inviato all’indirizzo info.servizioclienti@zucchetti.it (in Copia Conoscenza a login.conservazione@zucchetti.it).

RECAPITO ASSISTENZA

Per ottenere supporto in merito al sistema di conservazione, La invitiamo a contattarci telefonicamente o via email ai recapiti già in Suo possesso.

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