GUIDA ALLA GESTIONE DELLE AUTOFATTURE

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Introduzione

Nella scheda Comunicazioni Digitali, sarà possibile definire il Tipo Documento AutoFattura, se impostato per i modelli di tipo vendita, questo tipo documento sarà proposto in fase di generazione del Documento Elettronico.

Impostando la spunta AutoFattura e un Tipo Revese Charge diverso da Non Gestito, sarà possibile inoltre gestire la casistica dell’autofattura ex Art 6, comma 9-bis, del d. lgs. n. 471/1997, provvedendo quindi alla regolarizzazione e all’assolvimento dell’imposta, mediante inversione contabile trasmettendo allo SDI:

1. un tipo documento TD20 AutoFattura indicando l’imponibile e il sottocodice della Natura N6 relativo al tipo di operazione cui si riferisce l’AutoFattura;
2. un tipo documento TD16 Integrazione con l’indicazione della relativa imposta.

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IL DOCUMENTO CONTABILE RICEVUTO

Per generare il documento Autofattura, occorrerà registrare il documento ricevuto dal fornitore o quello che si avrebbe dovuto ricevere dal fornitore.
Con un Modello Contabile dedicato alle Autofatture, il documento ricevuto dopo il suo salvataggio, sarà in grado di generare e di collegare a sè stesso l’AutoFattura. Dopo la generazione del partitario al salvataggio, nella barra degli strumenti, si abiliterà un bottone  Genera AutoFattura che aprirà una finestra per la definizione delle impostazioni per generare l’AutoFattura.

Nel documento contabile ricevuto, oltre all’impostazione per la generazione dell’AutoFattura, negli Altri Dati, sono stati aggiunti i campi Riferimenti Esterni AutoFattura/Integrazione e Data Estrazione di Deposito. Il primo campo è utile per indicare alcuni dati che popoleranno il file di Fatturazione Elettronica nel tag Dati Fatture Collegate (2.1.6), la nuova data invece, consentirà di gestire la casistica dei tipi documento di Integrazione e AutoFatture per le Estrazioni di Deposito, le quali necessitano di valorizzare la data del documento con quella di estrazione (che può essere diversa da quella del documento ricevuto).

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LA FINESTRA DI GENERAZIONE AUTOFATTURA

In questa finestra, alcuni campi potranno essere già valorizzati con le proposizioni dei codici di default vendite e con i valori presenti nel modello contabile utilizzato:

• Registro IVA: proposto con il default parametrizzato nel Registro IVA presente nei Codici di Default Vendite per AutoFatture o AutoNote di Credito, a seconda del segno del modello utilizzato e tendina per la scelta dei Registri IVA attivi, di tipo vendita ;
• Modello contabile: proposto con il default parametrizzato nel Modello Contabile nei Codici di Default Vendite per AutoFatture o AutoNote di Credito, a seconda del segno del modello utilizzato, e tendina per la scelta de modello contabile con tipo Operazione vendite, di tipo Autofattura e con segno corrispondente al modello utilizzato per il documento ricevuto
• Numerazione Automatica, opzione che consentirà di gestire la numerazione seguendo i numeratori o consentono all’utente di inserire il numero in modo manuale
• Numero Documento, valorizzato secondo i numeratori o manualmente a seconda dell’impostazione Numerazione Automatica
• Data Documento, sarà la data del documento di vendita AutoFattura, che di default sarà proposta con la data documento del documento ricevuto e in caso di Tipo Documento Estrazione di Deposito (TD22-TD23) valorizzato con la data estrazione deposito;
• Tipo AutoFattura: con la tendina per la scelta del Tipo Documento per Fatturazione Elettronica IT , valorizzato con Tipo documento AutoFattura presente sul modello contabile di Tipo AutoFattura; oltre ai documenti di tipo autofattura (TD17 Integr./Autof. Servizi Esteri, TD19 Integr./Autof. Beni Art.17, TD20 Autof. Regolariz./Integr., TD21 Autof. Splafonamento, TD22 Estrazione Deposito,TD23 Estrazione Deposito con IVA) nella tendina saranno presenti anche i tipi documenti ordinari TD04 Nota di Credito e TD05 Nota di Debito per permettere la gestione delle variazioni dei documenti autofattura TD20-TD21.

Lanciando la generazione mediante il bottone Esegui della barra inferiore della finestra di generazione, dopo alcuni controlli e richieste di conferma, il documento AutoFattura sarà generato, sì dovrà quindi procedere al salvataggio del documento ricevuto di origine e si verrà invitati ad un controllo del documento di AutoFattura appena generato, reperibile direttamente dal pannello dei Riferimenti Incrociati del documento, origine del documento di Autofattura.

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Il Documento AutoFattura e AutoNota di Credito

Cliccando sul riferimento incrociato Autofattura del documento ricevuto, si aprirà il documento di AutoFattura o AutoNota di Credito a seconda del segno del modello del documento di origine. Il documento di AutoFattura nella sua testa mostrerà il cliente che sarà il cessionario/committente valorizzato con il cliente impostato nell’anagrafica azienda e il fornitore che sarà il cedente/prestatore valorizzato con il fornitore del documento ricevuto di origine.

Nel documento i campi gestiti saranno nettamente ridotti rispetto ad un normale documento di vendita, infatti non ci sarà alcuna gestione riferita a pagamenti, magazzino, agenti, sconti, trasporti, cassa e ritenute.

Il documento AutoFattura sarà generato sulla base del documento ricevuto, l’utente però potrà apportare delle modifiche sotto la sua responsabilità. Andando in modifica del documento, potrà quindi inserire delle note, modificare/impostare il tipo documento Autofattura e gestire le casitiche di autofattura che necessitano di modificare il castelletto (ad es. Natura IVA N6.X ex Art 6, comma 9-bis, del d. lgs. n. 471/1997 e natura IVA N3.5 Plafond)
Il documento AutoFattura generato, potrà essere stampato con l’apposita funzione standard degli altri documenti di Mago. Il fincato del documento, se presente la gestione archiviazione documentale con DMS, verrà automaticamente generato e allegato al documento AutoFattura e al file di Fatturazione Elettronica, sulla base della scelta eseguita sul parametro File Allegati Automaticamente dei Parametri Comunicazioni Digitali.
Sarà possibile gestire gli allegati qualora non si utilizzi il modulo DMS, selezionandolo tra quelli presenti nella cartella locale o di rete che è stata impostata nel campo Percorso Documenti Allegati.

A tale proposito si ricorda che è necessario che la cartella selezionata sia configurata per essere raggiunta sia dai client Mago sia del servizio ESP: in assenza di queste condizioni i documenti potrebbero non essere inviati al Digital HUB, in quanto impossibile collegare gli allegati selezionati.

Per la gestione delle AutoFatture sono stati aggiunti in Mago due nuovi documenti, che sono presenti a menù in Vendite | Documenti di Vendita | AutoFatture | AutoFatture/ AutoNote di Credito |AutoNote di credito.
Questi documenti saranno corredati di alcune stampe di controllo, che naturalmente mostreranno le informazioni relative all’AutoFattura e quindi al cedente/prestatore, che sarà il fornitore dei beni e dei servizi autofatturati.

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VARIAZIONI DEI DOCUMENTI AUTOFATTURE

Dal punto di vista normativo la gestione delle variazioni delle AutoFatture differisce in maniera significativa rispetto a quella prevista per le variazioni delle fatture attive ordinarie: per alcuni Tipi Documenti le variazioni di AutoFatture dovranno essere inviati nuovi file con gli stessi tipi documenti della fattura di origine(con importi con variazione di segno +/-), per altri imvece, le variazioni dovranno essere inviate con gli appositi tipi documento di variazione a seconda del segno.
L’utente quindi prima di generare una Nota di Credito o una Nota di Debito di tipo AutoFattura, dovrà tenere presente di quale tipo documento sta effettuando la variazione:

Se il documento originale di AutoFattura era un TD17, TD19, TD22, TD23, la sua variazione (AutoFattura per la Nota di Debito o AutoNota di Credito dovrà essere eseguita con lo stesso tipo documento, il programma verificherà oltre al segno sulle righe del castelletto, anche quello presente nel modello contabile e se sarà negativo verrà riportato negli importi dell’xml.

Se il documento originale di AutoFattura era un TD20 o un TD21, le variazioni dovranno essere inviate dall’utente con gli appositi tipi documento di variazione TD04 Nota di Credito o TD05 Nota di Debito, in questo casi le regole applicate per il segno saranno quelle previste per i tipi documenti ordinari, pertanto l’xml della fattura Elettronica AutoNota di Credito TD04, sarà generata con importi positivi e l’ AutoFattura Nota di Debito sarà generata seguendo il segno sulle righe del dettaglio del documento.

Si ricorda che la variazione effettiva di un documento sarà in dipendenza degli stati di testa del documento AutoFattura, quindi ad esempio, in ‘bozza non inviata’ sarà consentita ogni modifica (previo rilascio di avvertimento) e l’eliminazione, per gli altri stati varranno le regole di modifica della fatturazione elettronica attiva.

Negli stati in cui il documento Autofattura non sarà eliminabile o modificabile, la rigenerazione del documento dal documento contabile di origine non sarà consentita, quindi se l’utente tenterà una nuova generazione, sarà avvertito con un messaggio e la procedura di generazione autofattura non proseguirà nel suo iter normale e NON verrà aperta la finestra generazione Autofattura.

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GENERAZIONE AUTOFATTURE CON INTERVENTO DELL’UTENTE NECESSARIO

Come per gli altri casi in cui vi è corrispondenza del castelletto IVA tra Autofattura e Documento Ricevuto, la generazione seguirà il nomale iter dal documento ricevuto.
Una voltà generato il documento, l’utente dovrà entrare in modifica dell’Autofattura, confermando gli avvertimenti relativi alla modifica del documento e scegliere il codice iva (Esente/Non Imponibile) appropriato. In tutti questi casi, il codice IVA scelto avrà aliquota zero e avrà una Natura IVA, modificando il codice IVA, l’imposta ricaricata nel documento ricevuto per Inversione Contabile naturalmnte non sarà presente, pertanto si riceverà un messaggio che avvertirà della differenza tra i due castelletti Attenzione: Il castelletto differisce da quello del documento ricevuto di origine. Questo messaggio, in queste casistiche dovrà essere ignorato.

Plafond Natura IVA N3.5
Il codice Natura N3.5 dovrà essere adoperato dal Cessionario esportatore abituale che utilizza il plafond nelle seguenti AutoFatture:

• Tipo Documento TD19, autofattura per acquisto di beni Esx art.17 c.2 DPR 633/72
• Tipo Documento TD23, estrazione beni da Deposito IVA introdotti ai sensi dell’articolo 50, comma 4, lett. c) del d.l. n. 331/93

Reverse Charge Natura IVA N6.X

Il codice Natura N6.X dovrà essere usato nel caso di omessa fattura da parte del cedente/prestatore o di ricezione di una fattura irregolare (Art 6, comma 9-bis, del d. lgs. n. 471/1997), nel tipo documento TD20, indicando l’imponibile e il sottocodice della Natura N6 relativo al tipo di operazione cui si riferisce l’AutoFattura.

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Invio del Documento Elettronico AutoFattura

L’invio del documento elettronico di AutoFattura sarà possibile, nelle condizioni di attivazioni elencate nel paragrafo Attivazione delle gestione, dai documenti di AutoFattura e da una procedura dedicata per la trasmissione massiva.

FUNZIONI COMUNICAZIONI DIGITALI

Nella barra degli strumenti dei documenti di AutoFattura quindi si attiverà il bottone Funzioni (Funzioni Comunicazioni Digitali) , il riquadro Fatturazione Elettronica , la finestra Event Viewer apribile dal riquadro fatturazione Elettronica e la sotto-scheda Comunicazioni Digitali nella scheda Altri Dati.

Al bottone Funzioni è associato un menù a tendina, in questa si troveranno le seguenti voci:

Invia con la quale è possibile effettuare l’invio del documento
Rinvia con la quale è possibile effettuare nuovamente l’invio del documento per i documenti Scartati o Rifiutati.
Allegati con la quale è possibile gestire gli allegati all’invio elettronico del documento.
Elimina da Digital HUB con la quale è possibile eliminare il documento dal portale Digital Hub (compatibilmente con lo stato del documento).
Apre Portale Digital HUB con la quale è possibile aprire il portale Digital HUB per accedervi in modo manuale.
Esegue Preview (Completo) con la quale è possibile eseguire l’anteprima del documento, utilizzando il foglio di stile Ministeriale.
Esegue Preview (Semplificato) con la quale è possibile eseguire l’anteprima del documento, utilizzando il foglio di stile Semplificato (Assosoftware).

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RIQUADRO FATTURAZIONE ELETTRONICA

Il riquadro Fatturazione Elettronica  è visibile nella parte destra della testa dei documenti.
Per dettagli circa lo stato del documento si veda Stati del Documento

FINESTRA EVENT VIEWER

La finestra Event Viewer viene visualizzata cliccando il riquadro Fatturazione Elettronica. In questa finestra sono riportate, in ordine cronologico, le azioni effettuate e le informazioni restituite da Digital HUB circa lo stato della Fattura Elettronica.Grazie a tali informazioni è quindi possibile in ogni momento ricostruire la vita dell AutoFattura.

Come per gli altri documenti di fatturazione Elettronica:

• Le informazioni sono riportate in ordine cronologico, le più recenti si trovano in cima alla griglia, le più vecchie in fondo.
• Effettuando doppio click nelle righe che riportano messaggi provenienti dallo SDI, si apre una finestra nella quale viene mostrato il testo originale del messaggi.
• Per i documenti inviati, effettuando doppio click nelle righe che riportano Tipo DH Inviato a DH, si apre una finestra, nella quale viene mostrata l’anteprima del documento inviato al Digital HUB.
• Il foglio di stile utilizzato per questa preview del documento è quello impostato in Visualizzazione di default del xml nei documenti da inviare presente in Parametri Comunicazioni Digitali (Preferenze|Comunicazioni Digitali|Comunicazioni Digitali).

 FRONTEND ESP

Nel Frontend di ESP raggiungibile da Mago, dall’apposito bottone presente affianco alla Date delle Operazioni e da apposito link su IIS della propria installazione, è presente ora un riquadro denominato Fe attiva (AutoFattura), dedicato alle operazioni che intervengono sul momento, sui documenti di tipo AutoFattura.

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Procedure

Come previsto per le Fatture Elettroniche Attive e per le Integrazioni, anche per le AutoFatture possono essere utilizzate alcune procedure per la gestione massiva dei documenti di AutoFattura.

TRASMISSIONE

La procedura Trasmissione Documenti AutoFattura permette di selezionare ed inviare al Sistema di Interscambio, i Tipi Documento AutoFattura.
Impostando i filtri desiderati Numero Documento e Data documento, è possibile popolare la griglia con i documenti che soddisfano i criteri impostati, scegliendoli tra i documenti attivi di tipo AutoFattura.

I controlli effettuati dalla Pre-Validazione non equivalgono al controllo di validazione che viene effettuato in invio o lanciando la Preview del documento. Ne consegue che documenti che non hanno alcun avvertimento a seguito della Pre-Validazione, potrebbero poi essere bloccati in fase di invio per problemi di validazione. Si consiglia comunque di prevalidare sempre i documenti, per ridurre eventuali scarti o validazioni fallite.

La procedura estrae, in base ai filtri impostati, tutti i documenti di AutoFattura, indipendentemente dal relativo Stato.
E’ possibile selezionare singolarmente ogni riga della griglia o selezionare\deselezionare le righe automaticamente mediante il bottone Seleziona/Deseleziona.
Aprendo la tendina associata al bottone Seleziona troviamo le seguenti voci:

• Seleziona – seleziona automaticamente i documenti mai inviati;
• Seleziona Anche le Righe con Avvertimenti – seleziona automaticamente i documenti mai inviati e quelli non inviati allo SDI;
• Deseleziona – deseleziona tutti i documenti.

Mediante doppio click sulla riga di un documento, è possibile aprire il Documento Ricevuto corrispondente all’AutoFattura che è stata generata, ai fini ad esempio di un ultima consultazione o per effettuare un’eventuale modifica.
E possibile anche aprire il documento con l’apposito bottone di griglia Apri e visualizzare gli eventuali Allegati mostrati per numero nella apposita colonna della griglia, mediante il bottone Apri Allegati.

Nella griglia saranno mostrati i dati del documento di AutoFattura, Tipo Documento, Nr.Doc, Data e Stato ma anche i dati principali del documento ricevuto, dal quale ha avuto origine l’AutoFattura: Data Doc. Ricevuto, Nr. Doc. Ricevuto e Id SdI Ricevuto.

Una volta effettuate le selezioni desiderate, è possibile procedere all’invio a mediante il bottone Esegui e al termine dell’invio, lo Stato dei documenti visualizzato in griglia viene aggiornato.

MANUTENZIONE

Con la procedura massiva di Manutenzione Documenti Autofattura presente nei Servizi | Comunicazioni Digitali | Fatturazione Elettronica è possibile agire sui Tipi Documenti Autofattura per modificarli anche in modo massivo.
Per estrarre i documenti sui quali agire, si possono impostare i criteri di selezione: Data Documento, Numero documento, lo Stato FE in cui si trova il documento nel momento della manutenzione.
E inoltre possibile selezionare un’AutoFattura, filtrando per l‘Identificativo SdI presente nel documento ricevuto collegato.
L’utente quindi potrà scegliere quale azione apportare al singolo documento selezionato o a tutti; potrà selezionare il nuovo Stato FE da attribuire al documento, inoltre potrà anche decidere se cancellare gli allegati impostando la spunta su Cancella gli allegati della FE
Cliccando su bottone Esegui  (Alt-F9) per ogni documento estratto e selezionato la procedura eseguirà il cambio di stato e se selezionato il Cancella gli allegati della FE, pulirà la tabella degli allegati (anche nel caso di gestione con DMS)

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Controlli

Sia in fase di invio dal documento, sia nel caso di invio tramite la procedura massiva di Trasmissione con l’impostazione di prevalidazione, verranno effettuati alcuni controlli che potrebbero rilasciare degli avvertimenti e degli errori.
Di seguito quelli più importanti:

• Un controllo bloccante sul Regime fiscale assente per il fornitore: indipendentemente dal paese del fornitore, dovrà essere indicato il Regime Fiscale come da codifica presente nell’anagrafIca fornitore scheda Comunicazioni Digitali;

Per i fornitori esteri si consiglia di impostare il Regime Fiscale RF18 – Altro.

• Un controllo bloccante sulla Natura IVA assente nel codice iva: se i codici iva non prevedono un aliquota, devono essere corredati da una natura che giustifichi l’esenzione, la non imponibilità o il Fuori Campo IVA.
• Un avvertimento nel caso nel documento ricevuto di origine manchi l’ Identificativo Sdi
• Un controllo bloccante per i Tipi Documento TD17 TD18 TD19 sul Paese del fornitore per il quale si sta effettuando l’autofattura, pena lo scarto per Errore 00473 – Per il valore indicato nell’elemento 2.1.1.1 non è ammesso il valore IT nell’elemento 1.2.1.1.1 , secondo il quale l’Iso Stato del paese del fornitore deve essere diverso da IT.
• Un controllo bloccante sul cedente e cessionario per i Tipi Documento TD17 TD19 TD20, pena lo scarto per Errore 00471 – Per il valore indicato nell’elemento 2.1.1.1 , secondo il quale il cedente/prestatore non può essere uguale al cessionario/committente, per questo controllo si verificherà che il fornitore non abbia stesso codice fiscale e/o stessa partita iva dell’azienda
• Un controllo bloccante per il Tipo Documento TD21, pena lo scarto per Errore 00474 – Per il valore indicato nell’elemento 2.1.1.1 non sono ammesse linee di dettaglio con l’elemento 2.2.1.12 AliquotaIVA contenente valore zero
• Un controllo bloccante per il Tipo Documento TD21, pena lo scarto per Errore 00472 – Per il valore indicato nell’elemento 2.1.1.1 il cedente/prestatore deve essere uguale al cessionario/committente
• Un controllo bloccante per i tipi documento TD17, TD19, TD20, TD22, TD23, rilevabile anche in preview perchè presente nello schema xsd delle Fatture Elettroniche, pena lo scarto per Errore 00475 – The element DatiAnagrafici has invalid child element CodiceFiscale. List of possible elements expected: IdFiscaleIVA quando la Partita iva del fornitore è vuota.
• Un avvertimento nel caso di modifica da parte dell’utente sul documento Autofattura rispetto al documento ricevuto da cui è stato originato, controllo sulle differenze dei due Castelletti IVA

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Esterometro

Fino al 31/12/2021 alternativamente alla trasmissione dei Tipi Documento Autofatture (come per le Integrazioni), il cessionario committente può integrare manualmente la fattura o emettere un’autofattura cartacea ma, in questo caso, dovrà comunicare i dati dell’operazione ricevuta dal fornitore estero, tramite l’Esterometro. Nella Preparazione Comunicazioni Dati Fatture si terrà conto del parametro Comunicazioni Digitali Includi Fatture Inviate, proprio come accade per le fatture attive elettroniche normali. Per identificare quali documenti inviare in caso di richiesta di esclusione, il programma controllerà lo stato di invio del documento Autofattura e se diverso da Bozza Non Inviata il documento ricevuto sarà considerato già autofatturato.

Ai fini della generazione delle Comunicazioni Dati Fatture, si ricorda che è obbligatorio gestire il Tipo documento contabile , occorre verificare che per i nuovi modelli contabili utilizzati per le AutoFatture, sia quelli forniti di default per la gestione delle AutoFatture, sia quelli creati dall’utente appositamente per la nuova gestione, siano presenti e nel caso fossero assenti, occorre inserirli a mano, prima di effettuare l’invio dell’Esterometro.

FONTE: Guida alla gestione delle AutoFatture – Microarea Help & Information Center

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